Nieuw! Je instructeurs zijn ZZP’er. Hun facturen maakt Planaday alvast voor ze.

Vraag een zelfstandige instructeur waar hij het meeste plezier aan beleeft, en de kans is klein dat het antwoord “facturen maken” is. Lesgeven doet hij graag. Achteraf uitzoeken op welke dagen hij bij jou stond, hoeveel uur dat waren en hoeveel kilometer hij heeft gereden, een stuk minder. Dus komt die factuur laat binnen. Of niet helemaal kloppend. Of pas nadat jij eraan hebt herinnerd.

Planaday draait dat om. Alles wat voor die factuur nodig is, staat namelijk al in je planning: welke instructeur op welk dagdeel is ingezet, hoe lang dat dagdeel duurde, op welke locatie het plaatsvond en welke tarieven je met hem hebt afgesproken. Daaruit stelt Planaday de factuur samen die je van hem mag verwachten, op zijn naam, gericht aan jouw organisatie.

Zo werkt het

Open bij een instructeur het overzicht van zijn ingeplande dagdelen, kies een periode en vink aan wat je wilt verrekenen. Planaday zet de factuurregels klaar: uren per dagdeel, kilometers per locatie, en per gewerkte dag de reiskosten, de maaltijdvergoeding, de vaste vergoeding en overige kosten. Afstanden worden automatisch berekend. Je ziet eerst het volledige voorstel, pas daarna maak je de conceptfactuur aan.

Vanaf dat moment is het een gewone factuur in je administratie. Je past regels aan, mailt hem, downloadt hem als pdf. Het factuurnummer neem je over van de instructeur, want het blijft zijn factuur.

Wat het je oplevert

• Je wacht niet meer op je instructeurs. De factuur ligt er zodra de cursus is gegeven, niet zes weken later.
• Je weet direct wat de inzet van je instructeurs heeft gekost, en dus wat een cursus werkelijk oplevert.
• Geen discussie achteraf over uren en kilometers, want beide komen uit dezelfde planning waarop jullie allebei werken.
• Vergoedingen die makkelijk vergeten worden, zoals reiskosten of een maaltijdvergoeding, staan er automatisch op. Dat werkt twee kanten op: je instructeur komt niets tekort, en jij wordt niet maanden later alsnog verrast.
• Ontbreekt er een tarief, dan blijft dat zichtbaar als een regel van nul euro met een opmerking, zodat je het opmerkt voordat de factuur de deur uitgaat.
• Een dagdeel dat is verrekend, wordt nooit een tweede keer aangeboden.
• Je inkoopfacturen blijven gescheiden van je verkoopfacturen. Bij je boekhoudkoppeling bepaal je zelf of ze meegaan.

Een service richting je instructeurs

Voor de zelfstandige aan de andere kant van de afspraak is dit vooral prettig nieuws. Hij krijgt een compleet gespecificeerd overzicht van wat hij bij jou heeft gewerkt, met de tarieven die jullie zijn overeengekomen, in plaats van dat hij het zelf uit losse aantekeningen bij elkaar moet halen. Hij hoeft alleen nog zijn eigen factuurnummer door te geven. Dat scheelt hem een avond administratie, en jou een ronde heen en weer mailen.

Wat er nodig is

Leg per instructeur zijn tarieven vast in Planaday: uurtarief, kilometervergoeding, reiskosten, maaltijdvergoeding, een vaste vergoeding per dagdeel en eventuele overige kosten. Je kunt daarbij afwijkende bedragen instellen voor bepaalde dagen en tijdstippen, bijvoorbeeld voor avond- en weekendwerk. Vanaf dat moment rekent Planaday er automatisch mee.

Facturen samenstellen uit naam van instructeurs is een aparte module binnen Planaday. Je hebt er de financiële module en de instructeurstarieven voor nodig.

Waar we aan verder werken

Deze module staat niet stil. Op dit moment onderzoeken we drie uitbreidingen, allemaal gericht op het instructeurportaal, zodat je instructeur zelf ziet wat er voor hem klaarstaat:

• Uren goedkeuren vanuit het instructeurportaal, zodat de aantallen al akkoord zijn voordat de factuur wordt samengesteld.
• De conceptfactuur inzien in het portaal, zodat je instructeur het voorstel kan nalopen voordat hij definitief wordt.
• Zijn facturen terugvinden in het portaal, zodat hij zijn eigen overzicht heeft en er niet naar hoeft te vragen.

Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent?
Neem contact met ons op, dan laten we het je zien.

Kosten voor deze module zijn 29,– EUR per maand.